Menerima Telepon Masuk
Untuk tugas yang satu ini jangan pernah anda anggap remeh, karena nyatanya tugas yang satu ini tidak bisa dikatakan sebagai tugas yang mudah.
Banyak orang yang tidak bisa melakukan komunikasi secara lancar dan ramah bahkan justru grogi apabila berbicara atau berkomunikasi melalui media telepon.
Dengan profesi sebagai seorang yang kerja administrasi di staff admin wajib untuk memahami jobdesk atau pekerjaan apa saja yang harus di lakukan sebagai penyedia jasa dan layanan
Untuk itu Sebagai seorang kerja administrasi wajib memiliki kode etik yang ramah untuk menjawab atau menerima segala telepon yang masuk ke perusahaan dan memang terdapat hubungannya dengan Direksi.
Menerima dan menjawab telepon masuk merupakan salah satu contoh tugas administrasi perkantoran yang dapat dianggap sebagai tugas rutin seorang admin.
Untuk tugas yang selanjutnya seorang kerja administrasi diperkantoran, sebagai staff administrasi yakni bertugas dalam pembuatan surat keperluan kantor.
Surat yang diurus oleh seorang staff admin pada umumnya bersifat resmi dan memang kebutuhan kantor.
Pada umumnya surat yang menjadi tanggung jawab seorang staff admin diantaranya seperti surat domisili, surat perintah kerja, surat perpanjangan kontrak, surat pembelian, surat penjualan dan beberapa surat lainnya untuk keperluan kantor.
Hal inilah yang dimaksud dengan pembuatan data, seorang yang berposisi sebagai admin disebuah perusahaan ataupun kantor tentunya biasa mendapatkan pekerjaan yang tidak terduga dari sang atasan.
Tentunya apabila seorang admin belum pernah mengerjakan tugas yang diberikan kepala sebelumnya, maka dia harus bersedia untuk belajar dan memahaminya.
Mencatat Daftar Peralatan Kantor
Salah satu tugas admin toko adalah melakukan pengecekan terhadap peralatan yang dibutuhkan di perusahaan. Dari tinta printer hingga sisa kertas, semua perlu dilakukan pengecekan dan pendokumentasian secara berkala oleh admin untuk mengetahui ketersediaan atau kelengkapan peralatan tersebut.
Selain semua hal di atas, tugas admin juga ada bermacam-macam jenisnya. Semua tergantung tempat admin tersebut bekerja.
Membuat Agenda Kantor
Untuk yang sebelumnya selain melakukan sebuah komunikasi melalui telepon, terkadang terdapat relasi yang ingin menemui pimpinan perusahaan atau divisi lain secara langsung atau tatap muka. Hal ini juga merupakan tugas kerja administrasi.
Tugasnya yakni harus membuat atau menyiapkan sebuah agenda untuk kegiatan seperti berikut tadi.
Akan tetapi sebelum melakukan mengagendakan sebuah jadwal pertemuan, diperlukan adanya komunikasi dengan bagian lainnya dengan tujuan agar jadwal dapat tersusun dengan tepat dan tidak bertabrakan dengan jadwal lainnya.
Bahkan untuk kerja administrasi pada bagian staff administrasi telah diberikan wewenang untuk membuat agenda ataupun kegiatan yang nantinya akan dilaksanakan oleh perusahaan atau instansi setempat dalam jangka waktu bulanan maupun jangka tahunan.
Menginput inventaris
Agar semua barang atau inventaris dalam gudang diketahui jumlahnya serta keberadaannya, admin gudang memiliki tugas seperti menginput data, membuat laporan barang secara rutin, merekap data pemesanan barang, mengatur sortir serta packing barang tersebut, memesan barang, dan juga mengatur pembayaran barang.
Menjaga inventaris dan aset kantor
Selain dokumen penting, inventaris atau barang-barang milik kantor juga perlu dikelola dengan baik. General admin adalah seseorang yang bisa merincikan aset-aset milik kantor dan mengelola keberadaannya agar tidak hilang ataupun rusak.
Perencanaan dan Penganggaran Keuangan
Menjawab Pertanyaan Pelanggan
Apabila Anda memiliki bisnis dan berjualan di berbagai platform, tentu Anda perlu menugaskan pegawai Anda untuk menjalankan tugas admin toko, yakni menjawab pertanyaan dari pelanggan. Biasanya, pelanggan akan bertanya apakah barang yang ingin dipesannya tersedia, berapa lama barang sampai, dan sebagainya.
Melakukan Pengarsipan Data Adalah Salah Satu Tugas dan Job Desk Administrasi
Pada umumnya tugas utama pada setiap perusahaan untuk tugas sebagai kerja administrasi yakni melakukan pengarsipan data.
Hal tersebut sangat wajib untuk dilakukan dengan tujuan supaya data-data yang telah ada mudah untuk dikelola sehingga nantinya data maupun dokumen bisa terorganisir dengan baik.
Dengan adanya pengarsipan data ini juga dapat meningkatkan keamanan Perusahaan yang memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik.
Dimana nantinya dengan sendirinya memastikan keamanan informasi yang berada dibawah penguasaannya Memiliki metode pengelolaan arsip yang baik sangat penting untuk menunjang kelangsungan bisnis dan memastikan kinerja perusahaan yang semakin baik untuk kedepannya.
Mengurus Penjadwalan
Segala sesuatu diperlukan penjadwalan – apalagi kegiatan dalam sebuah bisnis. Membuat jadwal merupakan hal umum yang dilakukan seorang admin. Apabila dikerjakan dengan benar, semua kegiatan perusahaan akan menjadi lebih efektif dan terorganisir.
Dari mulai dalam bentuk tulisan hingga foto, penyimpanan segala sesuatu yang merupakan dokumentasi proses perusahaan adalah tanggung jawab yang harus dilakukan oleh admin.
Baca juga: Pengertian Branding, Strategi dan Contohnya
Apa Saja Tugas, Tanggung Jawab dan Jobdesk Admin di Bagian Administrasi?
Seorang admin memiliki tanggung jawab dalam hal kelancaran dan keakuratan data.
Untuk tanggung jawab tugas lainnya adalah yang terkait dengan berikut ini.
